Wie moderne KI-Systeme Texte aus Dokumenten extrahieren und nutzbar machen

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, täglich eine enorme Menge an Dokumenten zu bearbeiten, zu erstellen oder zu aktualisieren. Seien es Bestandslisten, Statusreports, Verträge oder Finanzkennzahlen – Dokumente sind heute ein zentraler Aspekt der sogenannten „White Collar Jobs“. Erste Unternehmen setzen nun auf Künstliche Intelligenz (KI), um Texte aus Office-Dokumenten, gescannten Dokumenten, PDFs und Bildern zu extrahieren, da mit diese Unmenge an Daten und Wissen über eine KI-Chatlösung zugänglich werden kann. Doch hier gibt es große Qualitätsunterschiede: Während einige Systeme lediglich strukturierten Text erkennen und extrahieren können, bieten leistungsfähige Lösungen wie appoco Armando eine präzise Text- und Bildextraktion mit vollem Kontextverständnis und höchster Datensicherheit.

Denn was nützt eine KI, wenn sie zwar Texte extrahiert, aber den Zusammenhang verliert oder sensible Informationen ungeschützt an Dritte weitergibt?

Dieser Artikel beleuchtet die Stärken und Schwächen moderner KI-Systeme und zeigt, warum appoco Armando führend in der intelligenten Dokumentenverarbeitung ist.

Herausforderung 1: Kontextverlust – Der Unterschied zwischen nutzbaren und wertlosen Daten

Viele KI-Systeme setzen auf Optical Character Recognition (OCR), um Texte zu erkennen. Doch ohne Kontext verliert der extrahierte Text oft seinen Wert. Häufige Probleme sind:

• Bildunterzeilen & Randnotizen: Standardlösungen erkennen zwar den Haupttext, ignorieren aber Bildunterschriften und Randnotizen, die essenzielle Informationen enthalten können.
• Seitenübergreifende Inhalte: Wenn ein Satz oder eine Tabelle auf der nächsten Seite fortgesetzt wird, erkennen viele Systeme diesen Zusammenhang nicht.
• Spalten & Layouts: In Berichten oder wissenschaftlichen Papers kann eine falsche Interpretation der Spaltenstruktur zu einem unleserlichen Mischmasch aus Worten führen.

appoco Armando setzt hier neue Maßstäbe: Die KI versteht den strukturellen Aufbau eines Dokuments und bewahrt den Kontext, sodass die Informationen auch tatsächlich nutzbar bleiben.

Herausforderung 2: Was ist wichtig?

Moderne KI braucht mehr als nur OCR – sie muss auch verstehen, was sie extrahiert. Hier hapert es bei vielen Lösungen: cWelche Informationen sind wirklich wichtig? Tabellen, Diagramme oder hervorgehobene Textstellen werden von vielen Systemen gleich behandelt – obwohl sie oft unterschiedliche Relevanz haben.

appoco Armando hingegen kombiniert die Text- und Bilderkennund mit intelligenter Sprachverarbeitung. Dadurch versteht die KI nicht nur einzelne Worte, sondern auch, welche Bedeutung sie im jeweiligen Kontext haben.

Herausforderung 3: PDFs – Der Problemfall der KI-gestützten Dokumentenanalyse

PDFs gehören zu den am weitesten verbreiteten Dokumentenformaten – und stellen für viele KI-Systeme die größte Hürde dar. Warum?

• Kein einheitliches Format: PDFs bestehen in der Regel aus einer Mischung aus Text, Bildern, Tabellen und Vektorgrafiken, die oft schwer zu trennen sind.
• Fehlende Strukturinformationen: Viele PDFs enthalten keinen klaren Textfluss, sodass herkömmliche KI-Systeme große Schwierigkeiten haben, Inhalte sinnvoll zu extrahieren.
• Unterschiedlich Methoden: Während einige PDFs echten Text enthalten, bestehen andere nur aus Bildern, die erst lesbar gemacht werden müssen.

appoco Armando analysiert PDFs intelligent und erkennt deren Struktur, sodass Inhalte zuverlässig extrahiert und weiterverarbeitet werden können.

Herausforderung 4: Sicherheit & Datenschutz – Warum Ihre Daten nicht in falsche Hände geraten dürfen

Ein entscheidender Faktor bei der KI-gestützten Dokumentenanalyse ist die Datensicherheit. Viele KI-Anbieter verarbeiten Dokumente auf externen Servern in Drittländern (sprich außerhalb der EU), wodurch sensible Unternehmensdaten in fremde Hände geraten können.

• Datenhoheit bleibt beim Unternehmen: appoco Armando stellt sicher, dass sämtliche extrahierten Informationen im Unternehmen verbleiben.
• Kein unkontrollierter Zugriff: Alle Prozesse laufen innerhalb einer sicheren Umgebung ab – ohne unbekannte externe Server oder dubiose Cloud-Dienste, die Daten abschöpfen könnten.
• Maximale Compliance: Unternehmen profitieren von einer KI-Lösung, die DSGVO-konform ist und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.

Warum appoco Armando die bessere Wahl ist

Die Extraktion von Texten aus Dokumenten ist eine hochkomplexe Aufgabe. Viele KI-Lösungen scheitern daran, den Kontext zu bewahren, unstrukturierte Daten wie z.B. PDFs richtig zu interpretieren und sensible Daten sicher zu behandeln. appoco Armando setzt hier neue Maßstäbe:

• Bewahrt den Kontext von Informationen – keine isolierte Texterkennung mehr.
• Nutzt modernste Methoden, um echte Bedeutung aus Dokumenten zu extrahieren.
• Erkennt und verarbeitet Daten intelligent, selbst wenn sie unstrukturiert sind.
• Stellt sicher, dass Daten nicht irgendwie das Unternehmen verlassen und DSGVO-konform verarbeitet werden.

Wer auf ein KI-System setzt, sollte nicht nur nach einfachen Lösungen suchen – sondern nach einer Lösung, die den gesamten Prozess sicher und intelligent gestaltet. Und genau das macht appoco Armando.