So viel Zeit kannst du mit KI bei der Dokumentenverwaltung sparen – Ein Beispiel aus der Praxis
Die Suche nach Dokumenten kostet Unternehmen täglich wertvolle Arbeitszeit. Gerade in Branchen mit hoher Dokumentationspflicht wie der Automobilindustrie verbringen Mitarbeitende unzählige Stunden damit, Testprotokolle, technische Berichte oder Präsentationen zu finden und zusammenzustellen. Doch wie viel Zeit lässt sich wirklich mit Künstlicher Intelligenz (KI) einsparen? Unser Pilotprojekt zeigt, dass die Einsparpotenziale enorm sind.
Der Pilotcase: Effizienzsteigerung durch KI
In einem Pilotprojekt mit einem führenden Unternehmen der Automobilbranche (Name aus rechtlichen Gründen anonymisiert) haben wir den Einfluss von KI auf die Dokumentensuche untersucht. Die Ausgangslage war klar: Viele Mitarbeitende verbrachten einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit, relevante Dokumente zu suchen und zusammenzustellen.
Rahmendaten des Projekts:
- Projekttyp: Evaluation / Pilotierung
- Zeiteinsparung: 70 % weniger Zeitaufwand für die Suche und das Zusammenstellen von Testprotokollen und Dokumentationen
- Anzahl der Dokumente: 450.000 (PDF, Excel, PowerPoint)
- Anzahl der User: 5.000 pro Monat
Der wirtschaftliche Vorteil: Einsparungen in Millionenhöhe
Die Analyse der Arbeitsabläufe ergab, dass die 5.000 monatlichen Nutzer im Durchschnitt je eine Stunde mit der Dokumentensuche verbringen. Durch den Einsatz unserer KI-gestützten Lösung konnte diese Zeit um 70 % reduziert werden.
Berechnung der Einsparung:
- Suchzeit vorher: 5.000 Stunden pro Monat
- Suchzeit nach KI-Implementierung: 1.500 Stunden pro Monat (70 % Einsparung)
- Interner Stundensatz: 100 €
- Monatliche Einsparung: 5.000 × 0,7 × 100 € = 350.000 €
- Jährliche Einsparung: 350.000 € × 12 = 4,2 Mio. €
Das bedeutet: Durch den Einsatz von KI könnten in diesem Unternehmen jährlich 4,2 Millionen Euro eingespart werden – allein durch die Reduktion der Suchzeiten.
Warum KI die bessere Lösung ist
Viele Unternehmen setzen noch immer auf manuelle Dokumentensuche oder einfache Schlagwort-basierte Suchsysteme. Doch KI geht weit darüber hinaus:
- Intelligente Suchfunktion: Die KI versteht den Kontext und liefert präzise Ergebnisse statt unstrukturierter Trefferlisten.
- Automatische Dokumentenzusammenstellung: Statt mühsam einzelne Dateien zu durchsuchen, erhält der Nutzer direkt die relevanten Abschnitte.
- Verknüpfung von Inhalten: KI erkennt Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten und schlägt weitere relevante Dateien vor.
Fazit: KI schafft Effizienz und spart Millionen
Das Pilotprojekt zeigt eindrucksvoll, welches Potenzial in KI-gestütztem Dokumentenmanagement steckt. Die errechnete Einsparung von 4,2 Millionen Euro pro Jahr zeigt, dass sich der Einsatz von KI nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis rechnet. Unternehmen, die ihre Dokumentenverwaltung optimieren wollen, sollten deshalb jetzt handeln – und sich die Vorteile smarter KI-Technologie zunutze machen.
