Ein führender Automobilhersteller in Deutschland wandte sich an uns. Das bestehende Dokumentenmanagementsystem ist überlastet: große Datenmengen, viele Benutzer, unübersichtliche Struktur. Doch es muss weiter genutzt werden, nur die Suche nach relevanten Informationen ist heute extrem zeitaufwändig und unübersichtlich.
Knapp 5.000 Nutzerinnen und Nutzer pro Monat stellen Prüfprotokolle zusammen, erstellen Dokumente und suchen nach technischen Daten von Bauteilen. Jede Suche in den fast eine halbe Million Dokumenten dauert durchschnittlich eine Stunde, bis alle Antworten vorliegen.

Wir wurden mir der Lösung dieses Problems angefragt. Schon in der ersten Demo-Instanz erreichten wir signifikant bessere Ergebnisse als die intern entwickelte Lösung. Die Vorbereitung und Erstellung der Dokumente konnte um mindestens 70 % beschleunigt werden. Der bisherige Aufwand von 1.500 Stunden pro Monat wurde auf 450 Stunden reduziert, was bei einem internen Stundensatz von 100 € eine Einsparung von 450.000 € bedeutet. Pro Monat!

Die Herausforderung für Armando: Das DMS des Automobilherstellers umfasste fast eine halbe Million Dateien in fast ausschließlich unstrukturierter Form, vor allem im PDF-Format. Darin enthalten sind Bilder, die sehr wichtige Informationen enthalten und die dem Ingenieur auch angezeigt werden müssen, wenn sie zur Anfrage passen. Die Bildinformationen müssen verstanden werden, auch wenn die Bilder teilweise mit der Smartphone-Kamera aufgenommen wurden. Viele Tabellen sind unterschiedlich formatiert, gehen über mehrere Seiten und können nur im Kontext verstanden werden. Für die meisten KI-Systeme unlösbare Probleme.